Деловая профессиональная переписка: основы и правила

Деловая профессиональная переписка: основы и правила



Здравствуйте, уважаемые читатели.

Не взыщите, что обращаюсь к вам суховато и официально, но на то есть причина – она в теме сегодняшней статьи. Предлагаю поговорить о том, какой должна быть деловая профессиональная переписка. Современные бизнесмены, руководители больших корпораций и  мелких фирм, а также отдельные индивиды не могут недооценивать деловые письменные сообщения, помогающие  прочно установить и поддерживать партнерские связи, найти постоянных клиентов или получить престижную работу.

Этот вид коммуникации настолько важен для развития компаний, продвижения товаров, профессионального роста, что использовать его небрежно просто недопустимо.

Как же в деловом письме соблюсти доброжелательность при этом, не перейдя черту фамильярности, или – наоборот: как расположить к себе человека, придерживаясь принципов суховатой деловой переписки?

Должно ли письмо партнеру по бизнесу быть уж совсем пресным? Какие слова используют в подобных  сообщениях и как их сейчас оформляют – во всем этом помогут разобраться правила деловой переписки.

Письма реальным партнерам и потенциальным работодателям (особенности деловой переписки)

Любое сообщение –  неважно, деловой или личный характер оно носит – должно быть написано грамотно. Этим вы проявляете уважение к адресату. Но если в личной переписке вам еще простят невинные опечатки, то в деловой они недопустимы.

Это интересно, жми:  Как заставить себя начать работать и упорядочить собственную жизнь

Поэтому правило №1: всегда вычитывайте и проверяйте сообщение перед отправкой, пишите сообщение не в теле письма, а в блокноте, или создавайте черновик, чтобы перечитать его на свежую голову и внести необходимые правки.

Особенность деловой переписки заключается в характерном стиле письма: оно должно максимально поддерживать репутацию вашей компании, вы пишете не от себя лично.



Итак, правило №2: никаких уменьшительно-ласкательных форм, никаких смайлов, даже если адресат – ваш хороший друг. Возможно, это письмо  он будет читать не один, а с коллегами, возможно, к корпоративному эмейлу имеют доступ его сотрудники, которые, получив такое послание, будут, мягко говоря, удивлены. В современном мире практически вся деловая переписка отправляется по электронной почте, которая открыта для  других членов коллектива, так зачем вам наносить удар по репутации своего делового партнера и хорошего друга?

Отдельно хочется упомянуть переписку соискателя с потенциальным работодателем, а именно – резюме и сопроводительное письмо. Если с резюме все понятно – оно, в большинстве случаев шаблонное, то как быть с сопроводиловкой? Она, вообще, нужна, и в какой форме ее писать?

правила переписки

Правило №3: сопроводительное письмо играет немаловажную роль в формировании первого мнения у руководителя о потенциальном подчиненном. Но всякое заискивание в нем – исключено, адекватные начальники не любят лебезания. Выпячивание собственных достижений – тоже не вариант: спокойно и достойно опишите свои преимущества, как работника, подкрепив их фактами.

Это интересно, жми:  Этика и правила делового общения в коллективе

Что еще важно знать о деловой переписке

Еще несколько пунктов, составляющих основы правильной деловой переписки:

  • обязательное приветствие адресата по имени отчеству;
  • короткие понятные фразы, строгие конструкции;
  • не использование специфической (профессиональной) терминологии, если адресат работает в другой сфере;
  • соблюдение этикета;
  • уважение к адресату;
  • искренняя заинтересованность его делами;
  • отсутствие назойливости;
  • ответ на письмо в течение двух суток.

Уверен, что эта статья поможет вам  усовершенствовать свои навыки в деловой переписке и обрести много отличных  партнеров в бизнесе.

Удачи вам, друзья.

С уважением,  Максим.



54321
(0 голосов. Оценка 0 из 5) Пожалуйста, оцените статью.
Отставить отзыв

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *